Γεια σας φίλοι μου! Σήμερα θέλω να μιλήσουμε για τη δημιουργία και τη βελτιστοποίηση της to-do list. Αλλά πριν ξεκινήσετε, σας προτείνω να πάρετε μια βαθιά ανάσα και να διαβάσετε προσεκτικά:
Η to-do list είναι όπως η ζωή: ποτέ δεν είναι τέλεια.
Η αρχή
Πρώτα απ 'όλα, ας μιλήσουμε για τη δημιουργία της λίστας. Ξεκινήστε να σημειώνετε όλα τα πράγματα που χρειάζεται να κάνετε, είτε είναι πολύ εύκολα και σύντομα, είτε περίπλοκα και χρονοβόρα. Αν έχετε τα πάντα στη λίστα σας, θα έχετε μια ξεκάθαρη εικόνα και θα μπορέσετε να αναλάβετε δράση. Μπορείτε να τα σημειώσετε σε κάποιο ψηφιακό notepad, είτε αν είστε σαν εμάς, να χρησιμοποιήσετε ένα σημειωματάρια ή τετράδιο.
Τώρα που έχετε τη λίστα σας, είναι ώρα να τη βελτιστοποιήσετε.
Η μέθοδος οργάνωσης
Σε αυτό το σημείο θα σας πω ένα μυστικό που συνήθως δεν θα ακούσετε να λέει κάποιος: μια απλή to-do list δεν αρκεί!
Σκεφτείτε να ξεκινήσετε να φτιάχνετε ένα γλυκό και να ακολουθήσετε τα βήματα της συνταγής, αλλά όχι με τη σειρά με την οποία υποτίθεται ότι πρέπει να τα κάνετε. Αυτό δεν θα πάει καθόλου καλά, σας το λέω από προσωπική εμπειρία. 😂
Ο αγαπημένος μου τρόπος να οργανώνω τις υποχρεώσεις μου είναι να τις ταξινομώ με βάση το πόσο σημαντικές είναι και πότε είναι το deadline τους. Αυτή η μέθοδος έχει όνομα, και λέγεται η μέθοδος του Eisenhower.
Μπορείτε αν θέλετε να κάνετε μια έρευνα για τη μέθοδο αυτή, αλλά για σας που βαριέστε, παρακάτω θα βρείτε μια οπτική απεικόνιση της:
Η μέθοδος αυτή θα σας βοηθήσει στην οργάνωση και την ιεράρχηση κάθε εργασίας που έχετε στην to-do list, με βάση αν είναι επείγουσες και αν είναι σημαντικές. Συνεπώς προκύπτουν τέσσερις επιλογές:
-Σημαντικό και Επείγον
-Σημαντικό και Όχι Επείγον
-Μη Σημαντικό και Επείγον
-Μη Σημαντικό και Όχι Επείγον
Για να ξεκινήσετε, δείτε τις υποχρεώσεις σας μία προς μία και αναρωτηθείτε αν η εργασία είναι επείγουσα ή σημαντική. Η επιλογή εξαρτάται από εσάς και πολύ πιθανόν να αλλάζει ανάλογα με την ημέρα ή την εβδομάδα κλπ. Όταν αποφασίσετε, την ταξινομείτε στην αντίστοιχη κατηγορία.
Το ξεκαθάρισμα
Σε αυτό το στάδιο πρέπει να προσπαθήσετε πολύ και να αφαιρέστε ό,τι είναι περιττό.
Τα πράγματα που προσθέσατε στην κατηγορία “Μη Σημαντικό και Όχι Επείγον” δεν χρειάζονται την προσοχή σας για την ώρα. Εάν δεν είναι κάτι που πρέπει να κάνετε άμεσα και δεν είναι καν σημαντικό, τότε το πιθανότερο είναι ότι θα είστε εντάξει αν δεν το κάνετε καθόλου.
Επιπλέον, αν υπάρχουν tasks που βάλατε στην κατηγορία “Μη Σημαντικό και Επείγον”, εφόσον είναι επείγοντα μάλλον πρέπει να γίνουν σύντομα, αλλά αφού αποφασίσατε ότι δεν είναι και τόσο σημαντικά για εσάς, τότε ίσως μπορεί να τα αναλάβει κάποιος άλλος. Αν αφορούν τη δουλειά, κάποιος συνάδελφος, ή αν είναι προσωπικά κάποιος φίλος σας.
Ο υπολογισμός χρόνου
Αφού έχετε κάνει το ξεκαθάρισμα σας, ήρθε η ώρα να υπολογίσετε πόσο χρόνο θα σας πάρει κάθε task. Να είστε γενναιόδωροι με τον χρόνο που διαθέτετε σε κάθε εργασία. Είναι σημαντικό να έχετε καθαρό κεφάλι και να είστε ρεαλιστές με τον χρόνο που έχετε διαθέσιμο. Μην ξεχνάτε να βάλετε στη λίστα σας ένα διάλειμμα για καφέ, μια σύντομη συνομιλία με τους συναδέλφους σας ή μια βόλτα στο γραφείο.
Όταν έχετε υπολογίσει τον επιμέρους χρόνο, υπολογίστε πόσο θα σας πάρει συνολικά να ολοκληρώσετε όλα τα tasks που θέλετε να ολοκληρώσετε μέσα στην ημέρα σας. Είναι εφικτό να τα ολοκληρώσετε όλα;
Αν κάνετε αυτή τη διαδικασία συστηματικά, θα διαπιστώσετε ότι θα γίνετε πολύ καλύτεροι στο να προβλέπετε πραγματικά πόσος χρόνος θα σας χρειαστεί για κάθε εργασία. Αυτό σημαίνει ότι θα βελτιστοποιήσετε τον τρόπο οργάνωσης σας, θα είστε πιο παραγωγικοί αλλά και θα νιώθετε πιο ικανοποιημένοι με όσα ολοκληρώνετε σε μια συγκεκριμένη ημέρα.
Προσθήκη στο πρόγραμμα
Το τελευταίο βήμα είναι να προσθέσετε στο ημερολόγιο ή το planner σας, και το βήμα αυτό είναι εξαιρετικά σημαντικό!
Τώρα μπορείτε να μετατρέψετε αυτήν τη λίστα υποχρεώσεων σας σε σχέδιο δράσης. Είτε χρησιμοποιήσετε ένα ψηφιακό ημερολόγιο είτε ένα ημερολόγιο ή planner, βάλτε αναλυτικά τις εργασίες σας στο time slot που έχετε υπολογίσει. Θα είναι πολύ εύκολο αφού έχετε ολοκληρώσει το προηγούμενο βήμα.
Όπως φαντάζομαι θα έχετε διαπιστώσει, η ατελείωτη λίστα υποχρεώσεων σας ανήκει στο παρελθόν. Τώρα, έχετε κάτι με το οποίο μπορείτε πραγματικά να δουλέψετε. Φτιάξατε ένα πλάνο με βάση τις δικές σας προτεραιότητες, το οποίο θα σας κάνει πιο παραγωγικούς από ό,τι ήσασταν ποτέ! Τώρα το μόνο που μένει είναι να να το πραγματοποιήσετε!
Τέλος, υπάρχουν κάποιες συμβουλές που θέλω να σας δώσω:
-Μην αγνοήσετε την έμπνευση της στιγμής. Μπορεί να έχεις ορίσει να ολοκληρώσεις μια εργασία σε μια συγκεκριμένη στιγμή, αλλά αν σου έρθει η έμπνευση να κάνεις κάτι άλλο που έχεις πλανάρει για αργότερα, εννοείται πως καλύτερα να κάνεις αυτό. Μη ξεχνάς ότι η λίστα που κάνεις είναι για να σε καθοδηγήσει και για να εξυπηρετήσει εσένα και τις ανάγκες σου.
-Μάθετε να λέτε όχι. Ακόμα δυσκολεύομαι κάπως και εγώ με αυτήν τη συμβουλή, αλλά σας λέω πως έχετε το δικαίωμα να πείτε όχι. Αν ο συνάδελφός σας έχει μια ιδέα ή μια εργασία που θέλει να κάνετε, αλλά δεν είναι στην τρέχουσα λίστα σας ή δεν είναι δική σας αρμοδιότητα, και θα πάρει χρόνο μακριά από τη λίστα των εργασιών σας, τότε θα πρέπει να όχι. Εξηγείστε το σκεπτικό σας ή προσφερθείτε να βοηθήσετε αφού ολοκληρώσετε τις εργασίες σας. Δεν είναι απαραίτητο και δεν μπορούν να γίνουν όλα ταυτόχρονα.
-Αφιερώστε χρόνο για ξεκούραση. Ναι, ο κύριος στόχος μας είναι να ολοκληρώσουμε τις εκκρεμείς εργασίες μας, και όχι να πάθουμε υπερκόπωση ή burn out. Φροντίστε σε κάθε λίστα σας να υπολογίζετε χρόνο ξεκούρασης, χρόνο για φαγητό, χρόνο για να κοινωνικοποιηθείτε.
